Qu’est-ce que la GED ?
La Gestion Electronique des Documents appelée le plus souvent GED est une solution logicielle qui permet d’archiver l’ensemble des documents d’une entreprise. C’est le point d’entrée dans la dématérialisation des documents administratifs de votre société.
A quoi ça sert ?
La GED permet de stocker tous les documents qu’ils soient d’origine électronique ou papier. Classé pour en faciliter la recherche et la mise à disposition, chaque document déposé est associé à plusieurs métadonnées (exemple pour un contrat : nom du client, date, numéro, …), utilisées pour retrouver le document. Quel que soit son format (PDF, Word, Excel, mail, Plan, vidéo, image) chaque document pourra être stocké. Le moteur d’OCR (reconnaissance optique des caractères) intégré dans la GED permet de faire des recherches dans le contenu du document, le « full text », sur le même principe qu’un moteur de recherche sur internet.
Quelles sont les fonctionnalités d’une GED ?
La GED offre de nombreuses fonctionnalités à forte valeur ajoutée, pour faciliter la gestion des documents dans l’entreprise. Et toutes ces fonctionnalités apporteront un bénéfice majeur : le gain de temps.
En effet le temps gagné pour retrouver un document est l’avantage qui est le plus mis en avant par les utilisateurs d’une GED. Les nombreux critères de recherches permettent de toujours retrouver le document puisqu’on la recherche porte directement sur le document, et non plus sur le répertoire dans lequel il « pourrait » se trouver. Et chaque utilisateur peut utiliser sa méthode de recherche en fonction de ses habitudes : par une métadonnée, par un dossier, par le contenu du document…
La RGPD
Ces critères de recherche permettent également de connaitre en temps réels tous les documents concernés par la RGPD.
Le partage
La GED offre une grande souplesse dans le partage des documents, aussi bien en interne, qu’avec ses partenaires commerciaux ou ses clients. De nombreuses options pour partager les documents, et ce sans besoin d’extraction préalable, et donc sans encombrement d’espace de stockage, sont possibles : la messagerie interne, l’envoi d’un lien par mail, la création d’un dossier virtuel, la fusion de plusieurs documents.
La traçabilité
La traçabilité des documents est un point très important dans l’utilisation d’une GED. Le workflow intégré permet de faire suivre un ou plusieurs processus à vos documents. La traçabilité de bout-en-bout du document et des actions des collaborateurs facilite radicalement le traitement des tâches récurrentes : bon à payer des factures, demande de congés, validation des documents administratifs…
Toutes les actions effectuées sur les documents dans la GED par les utilisateurs sont tracées. En effet, la GED enregistre toutes les consultations, les modifications, les suppressions et les extractions des documents. Grace à la GED vous pouvez assurer le suivi de vos documents et connaître toutes les actions menées par vos collaborateurs.
Le contrôle des accès
Le contrôle des accès dans la GED facilite la mise à disposition des documents pour vos collaborateurs, partenaires ou clients. Chaque utilisateur se voient attribués des droits d’accès pour qu’il puisse accéder uniquement aux documents pour lesquels il a une autorisation. Il est possible de lier les droits d’accès à l’Active Directory de l’entreprise et de simplifier ainsi la connexion via le SSO.
Les interfaces
L’utilisation au quotidien de plusieurs logiciels, ou ERP offrant tous des fonctionnalités au service de la gestion de l’entreprise. Tous ces ERP génèrent des documents (les factures, les contrats, les plans, les devis, les suivis de chantier, …) qu’ils stockent et qu’ils mettent à disposition des utilisateurs détenant des autorisation d’accès spécifiques, et formés à leur utilisation. Pour remédier à ce manque d’autonomie et d’indépendance à l’accès d’un document, l’utilisation d’une GED est la meilleure solution.
En effet, la GED permet de s’interfacer facilement avec tous les logiciels, et ainsi servir de moteur de stockage pour l’ensemble des documents de l’entreprise. Chaque collaborateur peut donc accéder à tous les documents dont il détient les autorisations sans avoir à solliciter ses collaborateurs. Le temps gagné est considérable, la recherche d’un devis sur un moteur de recherche « type Google » est beaucoup plus simple pour un utilisateur non averti que la recherche dans l’ERP ou le CRM auquel il n’a pas forcément accès.
Combien ça coûte ?
La GED est un projet qu’il faut bien construire pour en tirer tous les bénéfices. L’analyse de vos habitudes, de vos solutions et de vos besoins sont les paramètres que le chef de projet va prendre en compte pour vous accompagner dans la mise en place de la dématérialisation avec une GED. Il est important de respecter cette phase d’étude, car une GED standard ou clé en main ne peut répondre qu’à un besoin particulier ou à un service par exemple.
Le choix de l’environnement sera le second critère : en mode SAAS ou On Premise (mode licence). L’espace de stockage et le nombre d’utilisateur définisse le tarif qui peut varier de 30€ à moins de 10€ par utilisateur par mois en fonction du nombre d’utilisateur choisi.
Pourquoi installer une GED ?
La GED est un enjeu capital pour la digitalisation et la transformation digitale des entreprises. En effet, le cadre réglementaire et législatif, ainsi que le contexte économique lié à la crise sanitaire, et aux évolutions du télétravail, incitent de plus en plus les particuliers et les entreprises vers le numérique. Aujourd’hui scanner les documents pour les déposer dans un répertoire ne suffit plus à leur apporter la valeur ajoutée nécessaire. La GED est la meilleure solution pour dématérialiser tous vos documents, elle vous permet de les suivre en temps réel, et de savoir en continue où ils se trouvent, qui les consulte, les modifie et les supprime, et quels sont ceux concernés par la RGPD.
Faites gagner du temps à vos équipes dans la recherche, le partage et le traitement de leurs documents et de leurs dossiers administratifs au quotidien grâce à la GED.
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